Le Pôle Administratif couvre les aspects de budget, de commandes, de marchés, de ressources humaines et d’accueil pour l’ensemble d’IJCLab.

Division Accueil et Ressources Humaines

La division Accueil et Ressources Humaines d’IJCLab s’occupe des activités liées à l’accueil des visiteurs ainsi qu’au recrutement et au suivi des personnels d’IJCLab. Au sein de cette division, le service Accueil s’occupe de l’accueil dans les bâtiments recevant du public, des badges pour les visiteurs et du courrier. Le service ressources humaines appuie et conseille les équipes, les personnels permanents du laboratoire (concours, mobilités, éméritat, promotions, gestion et suivi administratifs, accompagnement) et les personnels non permanents (recrutement et suivi des contractuels IT, doctorants, post-doctorants, apprentis, stagiaires, gestion des visiteurs). Il s’occupe en particulier des activités de formation permanente pour les agents du laboratoire.

Contact : rh@ijclab.in2p3.fr

Division Achats et Logistique

La Division Achats et Logistique a pour mission d’accompagner et assister l’ensemble des services, équipes, projets et plateformes du laboratoire. La Division est composée d’une équipe de gestionnaires, qui a chacun(e) en charge la gestion de l’ensemble des crédits d’un portefeuille suivant l’organisation matricielle du laboratoire en pôles thématiques, services et projets scientifiques. Ils/Elles procèdent à l’engagement des crédits jusqu’à la facturation/liquidation, que ce soit pour les commandes (environ 7 500/an) et pour les missions (environ 2 500/an), dans le respect des techniques, des règles et des procédures des tutelles d’IJCLab.

La Division comprend également un service logistique qui a pour mission d’offrir aux utilisateurs un service de fourniture de consommables et de produits divers, la gestion et le suivi de prestations de service ainsi que les réceptions et les envois de colis. La proximité de ce magasin permet aux services techniques et aux équipes de recherche une très grande réactivité, aussi bien pour la conception et la réalisation de montages d’expériences que pour l’entretien et la maintenance des plateformes et/ou des bâtiments.

Contact: gestionnaires@ijclab.in2p3.fr

Service Logistique

Au sein de la division Achats et Logistique, le Service Logistique propose dans ses deux magasins (bât. 100 et 205) plus de 5.000 articles dans des domaines variés. Il met à disposition des véhicules et effectue des activités de prestations de service comme la fourniture de gaz, la blanchisserie ou le stockage des déchets technologiques. Le Service réceptionne et expédie les colis du laboratoire, participe à l’importation et l’exportation internationale de matériels scientifiques et gère la procédure de dédouanement à domicile.

Contact : logistique@ijclab.in2p3.fr

Division financière

La Division Financière (DivFi) a pour mission la gestion et le suivi de l’ensemble des crédits d’IJCLab (Subvention d’Etat et Ressources Propres). Elle met en place les recettes entrantes, procède aux transferts de crédits internes et externes et paramètre les outils de suivi financier Geslab pour les différents Pôles et Services du laboratoire. La division assure aussi le suivi financier des CDD (stagiaires, contractuels) et la tenue de la régie (accueil de visiteurs extérieurs).

Contact : divfi@ijclab.in2p3.fr

Service Contrats

Situé au sein de la Division Financière, le service Contrats est en charge des questions financières concenrant les contrats de recherche du laboratoire, de la mise en place des crédits jusqu’à la justification. Il intervient également pour le montage financier des différents projets de contrats de recherche (ANR, industriels, autres).

Contact : contrats@ijclab.in2p3.fr

Service Marchés

Le service des marchés instruit les procédures d’achats pour l’ensemble des services d’IJCLab, en appliquant la règlementation des marchés publics. Il effectue la gestion administrative et juridique des contrats de maintenance. Il apporte grâce à l’expertise des agents, un soutien dans l’évaluation des besoins des utilisateurs et une aide dans l’élaboration du cahier des charges. Enfin il diffuse auprès des agents des informations relatives aux achats publics (règlementation, seuils, formulaires, informations pratiques,…).

Contact : marches@ijclab.in2p3.fr